Budget : 600 000 euros
Lieu et structure : Ile de France – Région Ile de France / Twister Events
Durée : 7 jours
Nombre de salle : 22 salles dans toute la région Ile de France
Programmation : 100 films – 250 projections – compétitions internationales et nationales, rétrospectives, sélections thématiques, pitches de films, rencontres et débat
Équipe : 60 personnes
Bénévoles : sans
Nombre d’invités : 300
Nombre d’accrédités : 500
Poste occupé : administratrice
Missions et responsabilités :
- constitution et rédaction des dossiers d’appel d’offre et des demandes de subventions,
- participation aux choix de programmation,
- recherche de partenaires,
- définition et suivi du budget
- suivi social et administratif
Le FIFE Île-de-France proposait une sélection internationale de documentaires, fictions et web documentaires abordant de manière large les thématiques environnementales et sociales. Il a été porté par la région Ile-de-France d’abord via son agence ARENE puis directement au sein du service communication de la Région Île de France à partir de 2003.
Pendant la présidence de Jean-Paul Huchon, la Région Île de France était la première Ecorégion de France et la part du budget dédié aux actions de communications autour des questions environnementales et le soutien aux différents acteurs était de 12%. Les élus « verts » représentaient également une part importante des conseillers de Jean-Paul Huchon, en particulier Jean-Vincent Placé, qui a longtemps été le porte-parole du festival au sein de la Région Île de France.
En 2003, il est devenu un événement entièrement gratuit et accessible dans 22 cinémas de toute la région Île-de-France. Le service communication de la Région Île-de-France s’est saisi de l’organisation du festival pour sensibiliser les franciliens aux questions environnementales, écologiques et sociétales en utilisant le médium « film ». Il était donc surtout question d’instruire et de sensibiliser mais également de communiquer sur toutes ses autres actions connexes.
Le festival a accueilli jusqu’à 25 000 spectateurs de tous horizons (franciliens, provinciaux et étrangers ; curieux et spécialistes, néophytes et journalistes, cinéastes et familles…).
Tous les ans, la Région passait un appel d’offre pour 3 lots :
- Presse
- Relation publique
- et Organisation générale
De 2005 à 2016, Twister Events a remporté le lot 1 (Organisation) et jusqu’à 2011 le lot 3 (Presse). La mission de Twister Events était de mettre en œuvre le cahier des charges techniques de l’appel d’offre dans une enveloppe budgétaire définie par la Région Île-de-France. L’organisation logistique et administrative du festival nous était donc confiée.
Les lignes budgétaires étaient fixées en collaboration entre Twister Events et le conseil juridique de la Région 8 à 6 mois avant le début du festival sans possibilité de modification, ou de transfert de budget d’une ligne à l’autre, ou d’impliquer un sponsor financier privé, quelles que soient les réalités du festival de l’année.
Nous travaillions sous l’égide de deux personnes qui étaient employées par le service communication de la Région Île de France :
- Vania Marty, chargée de mission au service communication de la Région Île-de-France
- Myriam Gast, directrice artistique et programmatrice du festival pour la cellule FIFE
Elles-mêmes devaient répondre aux directives du directeur de communication de la Région, qui répondait aux directives du cabinet.
Le festival était gratuit. Il n’y avait aucun objectif de résultat monétaire en billetterie.
Le service communication étant en charge de la communication et des actions auprès du public, nous n’avions pas non plus d’objectifs vis à vis du « remplissage » des salles.
Notre objectif principal était donc la bonne tenue du festival dans les 22 salles dans le respect strict du budget défini 8 mois avant la réalisation du festival.
Après 33 ans d’existence, Valérie Pécresse, l’a tout simplement annulé en 2017 l’année suivant son élection.
La Région Île de France était le donneur d’ordre et le responsable de la communication. Nous étions l’organisateur logistique et administratif.
Tous les aspects techniques, logistiques, sociaux et administratifs de l’organisation du festival, au cinéma des cinéastes pendant 7 jours, et dans les 22 cinémas en région Île-de-France pendant 3 jours simultanément, nous incombaient.
Nous avions un certain nombre de responsabilités d’ores et déjà listées dans l’appel d’offre et qui évoluaient au fur et à mesure des réunions de pilotage et surtout des choix et des succès de programmation.
- Conseil en programmation de film, en choix des invités VIP, en choix d’exposition, en thème pour les RDVs professionnels et en aménagement des espaces dans les cinémas accueillants.
- Définir la valeur des 4 lignes budgétaires puis suivre le budget
- Embauche du personnel nécessaire
- Préparer les contrats CDD, les contrats d’auteurs, les contrats de cession de droit, les contrats de partenariats…
- Management de l’équipe opérationnelle en préparation puis pendant le festival
- Conseil technique sur la construction du programme
- Coordination du sous tirage avec le partenaire CMC/LVT
- Régie générale
- Régie copie
- Régie des invités
- Coordination des interprétariats
- Transmission de toutes les informations de paie au cabinet comptable
- Faire le rendu comptable d’exploitation
Conjointement avec la cellule FIFE à la Région Île-de-France, je faisais donc le lien entre tous les acteurs du festival :
- programmation,
- presse,
- communication,
- cinémas d’accueil…
- et l’équipe de techniciens employés par Twister Events
Nous étions fortement contraints budgétairement. L’appel d’offre indiquait un montant forfaitaire sur 4 grandes lignes d’application :
- invités,
- personnel,
- sous titrage,
- interprétariat.
J’avais la charge de ne jamais dépasser les montants forfaitaires des 4 lignes du budget défini quelques mois avant le début opérationnel de l’événement.
Or, comme vous le savez, les choix de programmation change tous les ans, et avec, les besoins financiers. Comme nous ne pouvions pas non plus chercher des financements privés, mon rôle était donc d’arriver à trouver des solutions pour que les besoins de dépenses liés à la programmation puissent « entrer » dans le budget alloué. Pour ce faire nous avions des réunions de pilotage régulières et des RDVs informels quotidiens. De plus, quand nous avions vraiment besoin « d’air » dans le budget certains aspects de la logistique générale pouvaient être pris en charge financièrement par la Région : restauration, transports et réception. Je m’occupais alors de lister l’ensemble des besoins et de deviser les coûts estimatifs pour, par exemple, : le transport des jurys, la restauration, des équipes techniques et des équipes de film, les assurances etc.
En plus des obligations de résultat budgétaire, nos objectifs pendant le festival étaient nombreux. Nous étions les garants :
- de l’aménagement des espaces pour accueillir les invités et les bureaux temporaires de la cellule FIFE
- de la diffusion des supports de communication
- de la qualité de l’accueil de tous les publics présents
- du respect des horaires
- de la bonne tenue des RDV professionnels
- et de la bonne qualité des projections
Pour ce faire, je constituais l’équipe propre aux rôles de Twister Events pendant l’évènement puis je supervisais l’ensemble du personnel travaillant au cinéma des cinéastes : projectionnistes, caissières, ouvreuses et responsables de salle, et ce en lien avec le directeur du Cinéma. Pour les autres cinémas, nous travaillions avec leur équipe de permanents. Je ne pouvais bien sûr pas me rendre dans chaque cinéma pendant le festival. J’y été allé en amont pendant la préparation et nous faisions les points téléphoniques les matins avec les différents cinémas en fonction de la complexité de ces événements en région.
Je transmettais au régisseur général les besoins en diffusion de catalogue, programmes du FIFE, les affiches, affichettes et flyers de films programmés.
J’expliquais également quels étaient les temps forts de la manifestation afin que le régisseur puisse aménager correctement l’espace du cinéma accueillant, les rencontres et gérer les flux du public.
Je faisais le lien entre La Région Île-de-France et son équipe, en transmettant en temps et en heure des éléments au service logistique de la Région, comme le nombre de spectateurs par séance, les invités présents dans la journée, les ITV prévus.
J’avais également un rôle de management et coordination des équipes de projections, avec des briefs tous les matins avant ouverture des portes et des points réguliers tout au long de la journée.
Après le festival, nous devions rendre les comptes au service juridique de la Région Île-de-France. Je travaillais donc main dans la main avec le cabinet comptable de Twister Events sur tous les aspects sociaux mais aussi de comptabilité et de gestion. Je finalisais ainsi le compte de résultat de l’année pour rendre le dossier aux services juridiques dans le mois suivant la fin du festival.